di Nicola Riva

Quando le persone mi chiedono come negoziare efficacemente via e-mail rispondo:
“Non fatelo, a meno che non sia inevitabile.”

Le negoziazioni più efficaci e che producono più valore sono quelle di persona, al secondo posto ci sono quelle al telefono e infine, al terzo e ultimo posto, quelle per e-mail.

Al telefono, perdiamo tutto il linguaggio legato a corpo, postura, gestualità, espressioni del viso (anche se attualmente l’obbligo della mascherina ci sta privando di tutta la ricchezza dei macro e micro-segnali del viso). Passando dal telefono all’e-mail perdiamo anche tutte le sfumature legate al timbro, volume e velocità della voce.

Parafrasando Steve Tobak:
“Mandare e-mail efficaci è come il sesso, tutti pensano di essere bravi a farlo”.

Eppure diversi studi hanno confermato che a mezzo e-mail tendiamo ad essere meno collaborativi, forse perché ci sentiamo meno inibiti nell’esprimere opinioni negative e lamentele. Inciampiamo in molti più malintesi perché sopravvalutiamo il grado di comprensione dei nostri messaggi da parte dei destinatari.
L’e-mail è uno strumento mediocre per la negoziazione e la comunicazione perché non ha tono.
Il problema è che il tono finirà per riflettere lo stato emotivo in cui si trova il destinatario dell’e-mail quando la riceve. E potrebbe essere molto diverso dal tono con cui intendeva il mittente.

“Occupati di una mossa alla volta”

Per tutti questi motivi considera l’e-mail come ultima spiaggia per negoziare, cioè solo quando non sia davvero possibile farlo di persona o almeno al telefono.
L’e-mail è uno strumento facile, comodo e veloce per ricevere e trasmettere informazioni e comunicare fatti, ma non è altrettanto utile per persuadere qualcuno a fare qualcosa, eppure lo si utilizza spesso per condurre negoziazioni anche di ingente valore.

Cosa fare, quindi, per negoziare al meglio via e-mail?

1. Prima di iniziare a scrivere, chiarisci rigorosamente l’obiettivo che vuoi raggiungere.
   Le persone ricevono decine di e-mail ogni giorno e se la tua è particolarmente lunga ed elaborata (oltre le 5 frasi), forse non la leggeranno neppure tutta. In questo contesto vince il minimalismo.
   Come suggerisce Dan Munz:

• A. scrivi la tua e-mail
• B. cancella quasi tutto
• C. invia

2. Tratta lo scambio di e-mail come una partita a scacchi, occupati di una mossa alla volta.
   Nelle-mail: una singola domanda o un punto preciso che vuoi fare.
3. Sfrutta tutto il potenziale del campo oggetto. È la prima cosa che viene letta ed è spesso quella che fa decidere se continuare o meno a leggere. È come il trailer di un film che ti fa desiderare di vederlo.
   È importante che l’oggetto sia succinto e dia informazioni. Evita di scrivere «urgente», a meno che la tua e-mail non lo sia davvero anche per i destinatari.
4. Rileggi l’e-mail a voce alta almeno 3 volte prima di inviarla.
   Leggere a voce alta, con il tono di chi va di fretta o è di cattivo umore o meglio ancora con il tuo peggior tono, ti permette di simulare lo scenario del lettore peggiore del tuo messaggio, così potrai eventualmente modificarlo o aggiungere qualcosa che lo addolcisca, se necessario.
5. Quando rispondi a un’e-mail negoziale:

• assicurati di ricalcare la forma e la struttura dell’e-mail ricevuta;
• verifica se stai rispondendo come ostaggio delle tue emozioni o in maniera consapevole e fattuale.

Se vuoi, nel libro “I 4 colori della personalità” trovi un capitolo dedicato ai 4 stili negoziali e comunicativi per scrivere e-mail, ricco di consigli per rispondere nel modo migliore possibile anche a persone che incontri per la prima volta solo per e-mail.

6. Se non ottieni risposta nel giro di qualche giorno, evita di concludere che ti stiano ignorando.
   A volte succede che le e-mail finiscono nello spam o qualcuno non rimanda le azioni, e quindi il destinatario non le riceve.
   Rimanda l’e-mail iniziando con una frase del genere: «Buongiorno, invio nuovamente questo messaggio, qualora non fosse pervenuto. Grazie per darmi conferma di ricezione».
   Nel caso non riceva ancora risposta, invia un’altra utilizzando il potere del no:
   «Ha perso interesse per…?»
   «Preferisce lasciar andare questa possibilità?»
   «Hai cambiato idea su…?»
7. Termina sempre con una nota positiva (tipo “confido che insieme troveremo la soluzione migliore”) perché le persone ricordano meglio l’inizio e la fine delle cose e questa è l’ultima impressione a cui lascia il segno.
   Anche se questa negoziazione non dovesse andare in porto, sarà ricordato come disponibile e positivo per una prossima possibile negoziazione.

Al lavoro adesso, c’è posta per te!